KUNDENSPEZIFISCHE IT-LÖSUNGEN

Controlling ohne intensive Nutzung moderner IT-Systeme ist heute nicht denkbar. Die IT-Möglichkeiten schaffen die Freiräume, um mehr Zeit für die betriebswirtschaftliche Analyse und notwendigen  Gegensteuerungsmaßnahmen zu haben. Automatisierung heißt das Zauberwort!

Die Verbindung von betriebswirtschaftlichem Know-how mit unserer Kernkompetenz in der IT-Automatisierung macht uns so erfolgreich. Unser Job endet nicht in der Konzeption, wir setzen die Projekte auch EDV-mäßig um.

Eine Automatisierung lohnt sich bei aufwändigen Wiederholungen von Aufgaben oder komplexen Datenbearbeitungen. Das Ziel ist immer dasselbe: Zeit und Geld sparen und Fehler vermeiden!

In diesem Sinn verwenden wir unser Automatisierungs-Know-how in vierfacher Weise:

  1. Die Prozesse und Erstellung von Reports in der Controllingwerkstatt selbst sind hoch automatisiert. So gewinnen wir wertvolle Zeit für Analyse und Beratung.

  2. Auf Basis dieser Automatisierung haben wir Standardprodukte entwickelt, die wir je nach Anforderung kundenspezifisch adaptieren. Unter dem Titel cows.workflow wollen wir hier das Hauptprodukt Auftragsbearbeitung & Controlling kurz vorstellen.

  3. Wir programmieren kundenspezifische Individuallösungen. Entweder gibt es hier klare Anforderungen seitens unserer Kunden. Oder aber wir durchforsten die Arbeitsabläufe auf sinnvolle "automatisierbare" Aufgaben, damit unsere Kunden und deren Mitarbeiter ihre Aufgaben wieder effizient und fehlerfrei erledigen können.

  4. Auf Basis dieser Automatisierung programmieren wir individuelle Controllingsysteme. Aus verschiedenen Vorsystemen werden Daten strukturiert verarbeitet und daraus ein integriertes Controllingsystem zur Unternehmenssteuerung programmiert. Wir machen aus Daten steuerungsrelevante Information!

 

cows.workflow Auftragsbearbeitung und Controlling

Die Programmierung dieses Produktes entsprang einer Praxiserfahrung, die wir vielfach in KMUs gemacht haben. Es betrifft die Frage. wie kaufmännische Prozesse in KMUs abgearbeitet werden:

  • Wie werden Produkte oder Dienstleistungen kalkuliert?

  • Wo und wie werden Angebote oder Rechnungen erstellt?

  • Wie ist sichergestellt, dass keine Rechnungen "vergessen" werden?

  • Wie ist sichergestellt, dass die fakturierten Beträge auch (rechtzeitig) am Konto landen?

Unsere Erfahrung dazu: Angebote werden auf Word geschrieben. Neue Aufträge werden gar nicht oder nicht strukturiert erfasst. Die Rechnungserstellung erfolgt mit Word oder Excel. Der fakturierte Betrag wird in einer anderen Excel-Liste erfasst. Ebenso vielleicht die Zahlungseingänge zu einem späteren Zeitpunkt. Besonders kompliziert wird es wenn mehrere Mitarbeitern mit mehreren "richtigen" Listen arbeiten...... 

Das geht besser, einfacher und billiger!

cows.workflow Auftragsbearbeitung & Controlling arbeitet diesen Prozess strukturiert ab. In Stammdatentabellen werden Kunden-, Lieferanten- und Artikellisten erfasst. Über Projekte werden neue Aufträge angelegt. Im Auftrag wird kalkuliert und daraus kann vollautomatisiert ein Angebot erstellt werden. Bei Auftragseingang werden diese strukturiert erfasst. Rechnungen werden auf Knopfdruck fakturiert, ebenso Gutschriften oder Zahlungserinnerungen. Sämtliche  Dokumente werden in professionellem Layout produziert, welches kundenspezifisch angepasst wird. Soweit zum ersten Teil der Auftragsbearbeitung.

Mit strukturierter Datenaufbereitung und Automatisierung wird darüber ein Controllingsystem gelegt. Es müssen keine zusätzlichen Daten eingegeben werden, es werden die Daten der Auftragsbearbeitung verwendet. Somit sind Auswertungen auf Knopfdruck möglich:

  • Wie hoch ist der aktuelle Umsatz? Wie hat er sich entwickelt?

  • Wie hoch ist der Auftragsstand?

  • Wie haben sich die Außenstände entwickelt?

  • Wie sieht der Deckungsbeitrag auf den Projekten und insgesamt aus?

  • Mit dem angeschlossenen Management-Cockpit haben sie den Überblick über die relevanten betriebswirtschaftlichen Entwicklungen!

  • Mit einem Drilldown kommen sie von den aggregierten zu den Detaildaten.

  • Mit dem Modul Leistungserfassung können Mitarbeiter ihre Stunden auf den Projekten kontieren.

  • Mit dem Modul Eingangsrechnung werden externe Rechnungen erfasst.

  • Damit wird eine vollautomatisierte Ergebnisrechnung möglich. Sowohl nach Projekten, Kunden oder Artikel, als auch der Gewinn oder Verlust pro Monat im Zeitablauf.

Der Einsatzbereich von cows.workflow Auftragsbearbeitung und Controlling in der Praxis reicht von Einpersonenunternehmen bis hin zu Unternehmen mit 50 Mitarbeitern als Serverlösung - unabhängig von der Branche. Nachfolgend einige Impressionen:

 

cows.workflow

 

Controllingwerkstatt

Betriebswirtschaft  &  IT-Lösungen

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